Wat kost maatwerksoftware voor het MKB? Een eerlijk overzicht

Op de vraag wat maatwerksoftware kost, krijg je zelden een bedrag. Meestal krijg je “dat hangt ervan af”, en dat is precies het antwoord waar je niets aan hebt. Dus hier eerst de bedragen, en daarna waar ze vandaan komen.

De korte versie

Prijzen die we in de praktijk hanteren voor MKB-projecten, exclusief btw:

• Een gerichte koppeling of automatisering, bijvoorbeeld gegevens van een formulier naar je CRM: 1.500 tot 3.500 euro.
• Een intern dashboard of rapportagetool: 3.500 tot 7.500 euro.
• Een offertesysteem met AI-ondersteuning: 5.000 tot 12.000 euro.
• Een klantportaal met inlog, documenten en statussen: 6.000 tot 14.000 euro.
• Een complexe workflow met meerdere koppelingen en rollen: 10.000 tot 25.000 euro.

Daarbovenop komt hosting, meestal 20 tot 80 euro per maand afhankelijk van de schaal. Onderhoud is optioneel en geen abonnement dat je verplicht moet afnemen.

Zit jouw vraag daar ergens tussen, dan is het gesprek de moeite waard. Zit je er ver onder, dan is een standaardpakket waarschijnlijk verstandiger, en dat zeggen we ook gewoon.

Wat de prijs echt bepaalt

Niet de technologie. Die is bij vrijwel elk project vergelijkbaar. Wat het bedrag beweegt zijn zes dingen.

Het aantal processen

Eén afgebakend proces automatiseren is een ander traject dan een systeem dat offertes, orders en facturatie aan elkaar knoopt. Het aantal stappen dat software moet overnemen is verreweg de grootste factor.

Koppelingen met wat je al hebt

Een losstaande tool is sneller gebouwd dan een systeem dat moet praten met je boekhoudpakket, CRM of ERP. Hoe beter de koppelmogelijkheden van dat pakket, hoe goedkoper. Een pakket met een fatsoenlijke API scheelt zomaar een paar duizend euro ten opzichte van een pakket waar je omheen moet werken.

Het aantal rollen

Een intern dashboard voor één team is eenvoudiger dan een portaal waarin klanten, leveranciers en medewerkers elk hun eigen rechten en schermen hebben. Elke extra rol betekent extra schermen, extra rechten en extra dingen die getest moeten worden.

Hoeveel AI erin zit

AI toevoegen waar het meetbaar helpt, bijvoorbeeld documenten uitlezen of offertes voorbereiden, kost extra ontwikkeltijd. Niet omdat het model duur is, maar omdat je het moet inregelen op jouw situatie en er controle omheen moet bouwen. AI die er alleen in zit omdat het goed klinkt, is verspild geld.

Datamigratie

Bestaande gegevens overzetten uit Excel of een oud systeem wordt bijna altijd onderschat. Hoe rommeliger de huidige data, hoe meer opschoning erbij komt. Dit is de post die het vaakst voor verrassingen zorgt.

Hoe scherp de vraag is

Dit drukt de prijs het hardst, en het is het enige waar jij zelf invloed op hebt. Precies weten wat er gebouwd moet worden scheelt meer dan welke technologiekeuze ook.

De duurste projecten zijn zelden de technisch moeilijkste. Het zijn de projecten waarbij halverwege pas duidelijk wordt wat er eigenlijk moest komen.

Waarom een vaste prijs mogelijk is

Veel bureaus werken op nacalculatie, met een schatting vooraf die zelden klopt. Dat is niet per se kwade wil: als de scope niet vaststaat, kun je geen vaste prijs geven zonder een flinke risico-opslag.

Daarom werken wij andersom. Eerst een kosteloze kennismaking. Daarna een verkenning van 650 euro waarin we je processen en systemen doorlopen en de scope concreet maken. Pas dan een vaste prijs voor de bouw. Kies je voor dat bouwtraject, dan wordt de verkenning verrekend.

Een offerte die vóór dat scopegesprek wordt afgegeven, is een gok. En die gok wordt altijd in het nadeel van de klant ingeprijsd, want de leverancier dekt zijn risico af.

Wat een project duurder maakt dan begroot

Eerlijk, omdat je dit zelf kunt voorkomen.

1. Uitbreiding tijdens de bouw. “Kan dit er ook nog bij” is de grootste kostenpost in dit vak. Niet omdat het onredelijk is, maar omdat elke toevoeging uren kost die niet begroot waren.
2. Onduidelijk eigenaarschap aan jouw kant. Als er geen vaste beslisser is, worden keuzes uitgesteld en loopt de doorlooptijd op.
3. Data die viezer blijkt dan gedacht. Dubbele klanten, ontbrekende velden, drie schrijfwijzen van hetzelfde bedrijf. Dat kost opschoontijd.
4. Een koppelpartij die niet meewerkt. Sommige pakketten hebben geen API, of vragen geld per koppeling. Dat wil je vóór de offerte weten, niet erna.

Hoe je offertes vergelijkt

Als je drie offertes naast elkaar legt, kijk dan niet alleen naar het bedrag. Vraag bij elke aanbieder hetzelfde.

• Van wie is de code na oplevering? Als het antwoord niet “van jou” is, zit je vast aan die partij. Vraag om toegang tot de repository, niet alleen om de werkende software.
• Zijn er licentiekosten per gebruiker? Bij maatwerk hoort dat niet. Groei je van tien naar dertig medewerkers, dan wil je geen driedubbele rekening.
• Wat gebeurt er na oplevering? Vraag naar de nazorgperiode en wat daarna de kosten zijn. Onderhoud hoort optioneel te zijn, geen verplicht abonnement.
• Wie bouwt het daadwerkelijk? Bij bureaus praat je vaak met een accountmanager en bouwt een junior. Vraag wie er aan tafel zit tijdens het project.
• Wat gebeurt er als jullie uit elkaar gaan? Een goede partij kan uitleggen hoe een andere ontwikkelaar het overneemt. Documentatie hoort standaard te zijn.

Een offerte die op alle vijf een helder antwoord heeft, is meestal meer waard dan een offerte die duizend euro lager is.

Maatwerk of een standaardpakket, over vijf jaar gerekend

De eerlijke vergelijking maak je niet op de aanschafprijs maar op de totale kosten over meerdere jaren.

Een standaardpakket kost weinig om te starten en daarna licentiekosten per gebruiker, per maand, voor altijd. Bij tien gebruikers valt dat mee. Bij dertig gebruikers wordt het een serieuze post, en je past je processen aan aan de software in plaats van andersom.

Maatwerk kost eenmalig meer, plus hosting en optioneel onderhoud. In de praktijk zien we dat standaardpakketten bij tien of meer gebruikers na twee à drie jaar even duur of duurder uitvallen. En dan heb je nog steeds software die niet precies doet wat jij wilt.

Dat betekent niet dat maatwerk altijd wint. Doet een standaardpakket 90 procent van wat je nodig hebt, kies dan het pakket. Maatwerk is voor de processen die jou onderscheiden, niet voor je boekhouding.

Wat je zelf kunt doen om de prijs te drukken

• Beschrijf het proces zoals het nu gaat, met de uitzonderingen erbij. Een half A4 is genoeg en scheelt uren aan uitvraag.
• Bepaal vooraf wat er in de eerste versie niet in hoeft. Dat is moeilijker dan bedenken wat er wel in moet, en het scheelt het meeste.
• Zorg dat er één beslisser is die tijd heeft.
• Vraag na welke koppelmogelijkheden je huidige pakketten hebben. Dat kan hun helpdesk je vertellen.

Kom je met een scherpe vraag, dan krijg je een scherpere prijs. Niet omdat de leverancier aardiger doet, maar omdat er minder risico in de begroting hoeft.