Dashboard laten maken: wanneer Excel niet meer volstaat

In veel bedrijven ziet de maandag er zo uit. Iemand exporteert de omzet uit de boekhouding, de pijplijn uit het CRM en de uren uit de urenregistratie. Alles gaat in een Excel-bestand, de draaitabellen worden ververst, er wordt nog even nagekeken of de formules het doen en de pdf gaat naar het managementteam. Tegen woensdag is het overzicht alweer achterhaald.

Zolang het werkt, is daar niets mis mee. Maar er komt een moment waarop het meer tijd kost dan het oplevert. Dit artikel gaat over dat moment: aan welke signalen je het herkent, welke cijfers op een dashboard horen, wanneer Power BI of Looker Studio genoeg is en wanneer een dashboard op maat loont en wat het kost. En ook over wanneer je Excel beter kunt houden.

Excel is niet het probleem

Excel is uitstekend om mee te rekenen, iets uit te zoeken of een scenario door te spelen. Het probleem ontstaat pas als een Excel-bestand een vast overzicht wordt dat elke week uit meerdere bronnen gevoed wordt, waar meerdere mensen op sturen en dat steeds meer tabbladen krijgt. Dan gebruik je een rekenblad als rapportagesysteem en daar is het niet voor gemaakt.

Zes signalen dat Excel niet meer volstaat

• Het rapport kost elke week of maand uren handwerk: exporteren, plakken, controleren en opnieuw versturen.
• De cijfers zijn oud als ze binnenkomen. Je stuurt bij op wat er vorige maand gebeurde.
• Er circuleren meerdere versies en in het overleg gaat het eerst over welk getal klopt in plaats van over wat je eraan doet.
• Eén persoon snapt hoe het bestand werkt. Is die ziek of op vakantie, dan zijn er geen cijfers.
• Je kunt niet doorklikken. Je ziet dat de marge daalt, maar niet bij welke klant, welk project of welk product.
• Iedereen ziet alles, of juist niemand. Het bestand met marges en salarissen staat in een gedeelde map, of wordt juist zo zorgvuldig afgeschermd dat het team er niets aan heeft.

Herken je er drie of meer, dan is het de moeite waard om naar een dashboard te kijken. Herken je er één of twee, dan is het vaak sneller om het Excel-bestand op te schonen.

Begin bij de vragen, niet bij de grafieken

De meest gemaakte fout bij een dashboard is alles erop zetten wat te meten valt. Dertig grafieken zien er indrukwekkend uit bij de oplevering en na een maand kijkt niemand er meer naar. Begin daarom bij de vragen die je elke week stelt.

• Halen we de omzet die we voor dit kwartaal hadden begroot?
• Welke klanten betalen te laat en om hoeveel geld gaat het?
• Hoe vol zit de planning de komende vier weken?
• Welke projecten lopen uit op uren ten opzichte van de offerte?
• Hoeveel offertes staan er open en hoe lang al?

Zet bij elke vraag één cijfer en de persoon die erop beslist. Meestal kom je dan uit op vijf tot acht cijfers per rol: de directie wil iets anders zien dan de planner of de accountmanager. Leg daarna de definities vast. Is omzet wat gefactureerd is of wat gewonnen is? Telt een project als lopend vanaf de offerte of vanaf de opdracht? Zolang dat niet vaststaat, rekent iedereen met een eigen versie, ook in een dashboard.

Een dashboard is maar zo goed als de beslissingen die erop genomen worden. Begin bij de vraag die je elke maandag stelt, niet bij de grafiek die er mooi uitziet.

Waar de cijfers vandaan komen

Een dashboard maakt zelf geen gegevens, het haalt ze op. De bronnen die het vaakst langskomen: de boekhouding voor omzet, marge en openstaande facturen, het CRM voor de pijplijn, de urenregistratie en planning voor bezetting, de webshop of orderverwerking voor orders en het Excel-bestand met budgetten en doelen dat nergens anders staat. Voor elke bron is de vraag of er een API is waarmee het dashboard de gegevens automatisch kan ophalen. Bij de meeste moderne pakketten is dat zo.

Het meeste werk zit zelden in het ophalen, maar in het rechttrekken. Dezelfde klant heet in het CRM anders dan in de boekhouding, projectcodes zijn niet overal gelijk en een deel van de uren is op de verkeerde code geschreven. Dat los je het liefst bij de bron op, met afspraken over welk systeem leidend is. Hoe dat werkt, lees je in CRM koppelen aan je boekhouding. Het ophalen zelf is hetzelfde vakwerk als software koppelen, alleen gaan de gegevens hier één kant op.

Realtime of eens per dag?

Een realtime dashboard laten bouwen klinkt aantrekkelijk, maar het is lang niet altijd nodig. Voor omzet, marge en debiteuren is een update elke nacht of elk uur ruim voldoende: daar stuur je per week of per maand op. Realtime is zinvol bij cijfers waar je dezelfde dag op ingrijpt, zoals de orders van vandaag, de bezetting van vandaag of meldingen die blijven liggen.

Realtime kost ook meer. Het dashboard moet vaker bij de bronnen aankloppen en sommige pakketten beperken hoe vaak dat mag. Kies daarom per cijfer hoe actueel het moet zijn. Een dashboard dat de orders elke minuut ververst en de marge elke nacht, is meestal precies goed.

Power BI, Looker Studio of een dashboard op maat?

Power BI en Looker Studio

Dit zijn sterke tools en Looker Studio is in de basis gratis. Heb je iemand in huis die er tijd in wil steken, komen je cijfers uit pakketten waarvoor een standaardconnector bestaat en is het dashboard alleen voor intern gebruik, dan is een van deze tools vaak de logische eerste stap. Dat zeggen we dan ook.

Let wel op drie dingen. Niet elk Nederlands boekhoud- of planningspakket heeft een goede connector en soms is er alleen een connector van een derde partij met een eigen abonnement. Het delen van rapporten vraagt bij sommige tools een betaalde licentie per gebruiker. En het risico bestaat dat het dashboard weer iets wordt dat één persoon snapt, net als het Excel-bestand dat het verving.

Een dashboard op maat

Maatwerk loont als je bronnen geen goede connector hebben, als de cijfers eerst bewerkt moeten worden voordat ze kloppen, als je het niet zelf wilt bouwen en bijhouden, of als het dashboard deel moet zijn van een omgeving waarin je team werkt of je klanten meekijken. Je krijgt dan geen tool waarin je zelf rapporten moet maken, maar het overzicht dat je nodig hebt, met de rechten per rol al ingericht. Hoe we dat aanpakken, staat op de pagina over een dashboard laten maken.

Een tussenvorm

Er is ook een middenweg: de gegevens worden automatisch opgehaald, opgeschoond en actueel op één plek gezet en jullie bouwen de grafieken zelf in Power BI of Looker Studio. Dan houd je de flexibiliteit van die tools, zonder het lastigste deel zelf te hoeven doen.

Kijken of ook werken?

Een dashboard laat zien wat er aan de hand is. Wil je team er ook direct iets mee doen, zoals een taak oppakken, een status bijwerken of een klant laten bellen, dan is een interne tool de betere vorm. Het dashboard wordt dan het startscherm van die tool, in plaats van een los venster waar je naar kijkt, waarna je in een ander systeem aan de slag gaat.

Wat een dashboard kost

• Power BI of Looker Studio: eventuele licenties en connectors, plus de tijd van degene die het bouwt en bijhoudt. Die tijd wordt vaak onderschat.
• Maatwerk bij Voortware: de verkenning is gratis, het bouwtraject start bij € 9.500 met een vaste prijs vooraf en een eerste werkende versie staat er gemiddeld in vier tot acht weken. Hosting kost meestal 20 tot 80 euro per maand.
• Doorlopend: wil je het dashboard laten meegroeien met nieuwe cijfers en bronnen, dan kan dat in een partnerschap vanaf € 3.500 per maand. Dat is een keuze, geen voorwaarde.

Wat de prijs vooral bepaalt, is het aantal bronnen, de staat van de data en het aantal rollen met een eigen weergave. Een directiedashboard op basis van één boekhoudpakket zit aan de onderkant. Vijf bronnen met rommelige data en aparte weergaven per vestiging zitten hoger. Alle tarieven staan op de prijzenpagina.

Reken het voor jezelf na: hoeveel uur per maand kost het rapport nu en van wie? Tel daar de tijd bij die opgaat aan discussies over welk getal klopt. Dat afgezet tegen de bouwprijs geeft een eerlijk beeld. Wat je eerder ziet aankomen, zoals een klant die steeds later betaalt of een project dat uitloopt, is lastiger te tellen. Neem dat mee als bonus, niet als hoofdreden.

Wanneer Excel prima blijft

• Voor een eenmalige analyse of een vraag die elke keer anders is.
• Als de cijfers uit één bron komen en maar één persoon ze gebruikt.
• Als het maandoverzicht een half uur kost en niemand op de cijfers hoeft te wachten.
• Voor begrotingen en scenario's, waar je juist vrij wilt kunnen rekenen.

In die gevallen is een dashboard een oplossing voor een probleem dat je niet hebt. Houd dan het Excel-bestand en maak het hooguit wat robuuster.

Waar je begint

1. Schrijf de vijf vragen op die je elke week of maand over je bedrijf stelt.
2. Zet bij elke vraag het cijfer dat het antwoord geeft, de bron waar het vandaan komt en wie erop beslist.
3. Tel hoeveel tijd het huidige rapport per maand kost.
4. Zoek uit of je pakketten een API of een standaardconnector hebben. Hun helpdesk kan je dat vertellen.
5. Kies dan: Excel opschonen, zelf aan de slag met Power BI of Looker Studio, of een dashboard op maat.

Met die lijst weet je binnen één gesprek welke route past. Voorbeelden van wat er op een dashboard kan, staan op de pagina over dashboards op maat.