Dashboard laten maken.Ziewaterspeelt.Weetwaarjemoetbijsturen.

Een dashboard laten maken betekent: de cijfers die je nu uit je boekhouding, CRM en Excel-sheets bij elkaar sprokkelt automatisch samenbrengen op één scherm. Omzet, marge, openstaande posten, bezetting, doorlooptijden. Actueel, zonder dat iemand er een ochtend per maand aan kwijt is.

Voortware bouwt dashboards op maat. We beginnen bij de vraag die je wilt kunnen beantwoorden en werken terug naar de data die daarvoor nodig is. Dat is het verschil met een standaard BI-pakket: je krijgt geen tool waar je zelf rapportages in moet bouwen, maar de rapportage die jij nodig hebt.

Wil je ook dat je team in dezelfde omgeving wérkt, dus taken oppakt en statussen bijwerkt, kijk dan bij interne tools. Twijfel je of maatwerk hier de goede keuze is? Lees maatwerksoftware versus standaardpakketten.

Een bouwtraject start bij € 9.500, met een vaste prijs die je vooraf krijgt. Daarvoor zit een gratis verkenning: één werksessie waarin we doorlopen welke vragen je met het dashboard wilt beantwoorden en uit welke systemen de cijfers moeten komen.

Wat de prijs vooral bepaalt:

• Het aantal bronnen. Cijfers uit één boekhoudpakket zijn sneller ontsloten dan cijfers uit boekhouding, CRM, urenregistratie en drie Excel-bestanden.
• De staat van de data. Als dezelfde klant in twee systemen anders heet, of als projectcodes niet overal gelijk zijn, moet dat eerst rechtgetrokken worden. Dat is vaak het meeste werk.
• Wie wat mag zien. Eén dashboard voor de directie is eenvoudiger dan aparte weergaven per team, vestiging of accountmanager.

Wil je het dashboard daarna laten meegroeien, met nieuwe cijfers en bronnen, dan kan dat in een partnerschap vanaf € 3.500 per maand. Bekijk alle tarieven.

Een dashboard is zo goed als de gegevens die erin gaan. De bronnen die we het vaakst koppelen:

• Boekhouding, zoals Exact of Twinfield: omzet, marge, openstaande debiteuren en crediteuren.
• CRM: pijplijn, gewonnen en verloren deals, opvolging per accountmanager.
• Urenregistratie en planning: bezetting, geschreven uren tegenover begroting, doorlooptijden.
• Webshop of orderverwerking: orders, retouren, gemiddelde orderwaarde.
• Excel en Google Sheets: alles wat (nog) nergens anders staat, zoals budgetten en doelen.

De koppelingen naar die bronnen zijn hetzelfde vakwerk als bij software koppelen, alleen gaan de gegevens hier één kant op: naar het dashboard.

Niet alles wat je kunt meten, hoort op het scherm. Een dashboard met dertig grafieken bekijkt na een maand niemand meer. We houden het bij de handvol cijfers waarop iemand ook echt iets beslist en maken per rol een eigen weergave als dat nodig is:

• Directie: omzet en marge tegenover vorig jaar, openstaande debiteuren, de pijplijn voor de komende maanden.
• Operatie: bezetting, doorlooptijden, wat achterloopt op de planning en waar het werk zich ophoopt.
• Sales: nieuwe aanvragen, offertes die openstaan, opvolging per accountmanager en de redenen waarom deals verloren gaan.
• Financiën: liquiditeit, betaaltermijnen van klanten en kosten tegenover begroting.

Achter elk totaal kun je doorklikken naar de onderliggende orders, klanten of projecten. Zo zie je niet alleen dát een cijfer afwijkt, maar ook waar het door komt.

Realtime klinkt aantrekkelijk, maar is lang niet altijd nodig. Voor een maand- of weekoverzicht van omzet en marge is een update elke nacht of elk uur ruim voldoende. Realtime is zinvol bij cijfers waar je dezelfde dag op ingrijpt: een orderstroom in de webshop, de bezetting van vandaag, tickets die blijven liggen.

Het hangt ook af van de bron. Sommige pakketten melden een wijziging direct, andere laten je maar een beperkt aantal keer per uur gegevens ophalen. We kiezen per cijfer hoe vaak het ververst moet worden, zodat het dashboard actueel is waar dat ertoe doet en je bronsystemen niet onnodig belast worden.

Power BI en Looker Studio zijn sterke tools en Looker Studio is zelfs gratis. Heb je iemand in huis die er tijd in wil steken en komen je cijfers uit pakketten waarvoor een standaard connector bestaat, dan is dat vaak de logische eerste stap. Dat zeggen we dan ook.

Een dashboard op maat loont als je dat niet zelf wilt bouwen en bijhouden, als je bronnen geen goede connector hebben, als de cijfers eerst bewerkt moeten worden voordat ze kloppen, of als het dashboard onderdeel moet zijn van een omgeving waarin je team ook werkt of je klanten meekijken. Je krijgt dan geen tool waarin je zelf rapporten moet bouwen, maar het overzicht dat je nodig hebt.

Er bestaat ook een tussenvorm: wij zorgen dat de gegevens netjes en actueel op één plek staan en jullie bouwen de grafieken in Power BI of Looker Studio. Dan houd je de flexibiliteit van die tools zonder het lastigste deel zelf te doen.

We beginnen niet bij de grafieken, maar bij de beslissingen. Welke vraag stel je elke maandag? Waarop wil je eerder kunnen bijsturen? Vanuit die vragen kiezen we de cijfers en pas daarna de bronnen.

Daarna leggen we de definities vast. Wat is omzet: gefactureerd of gewonnen? Telt een project als lopend vanaf de offerte of vanaf de opdracht? Zolang dat niet vaststaat, rekent iedereen met een eigen versie. Een eerste werkende versie staat gemiddeld binnen vier tot acht weken. Daarna voegen we toe wat in het gebruik blijkt te ontbreken.

Moet je team niet alleen kijken maar ook werken, dus taken oppakken en statussen bijwerken, dan is een interne tool de betere vorm. Een dashboard kan daar later onderdeel van worden.