Klantportaal laten maken.Jeklantkanzelfverder.

Een klantportaal is een afgeschermde omgeving waarin je klanten zelf aanvragen indienen, documenten delen, de status van hun opdracht volgen en hun offertes en facturen terugvinden. Onder je eigen merk, met een eigen inlog per klant. Wie een klantportaal laat maken, haalt dat werk uit de mailbox van het team en zet het op één plek waar klant en team hetzelfde zien.

Het probleem dat een klantenportaal oplost is bijna altijd hetzelfde: informatie die per e-mail heen en weer gaat. Een klant mailt een aanvraag zonder de helft van de gegevens. Iemand van je team vraagt het na. De klant stuurt een bijlage, daarna een nieuwe versie van die bijlage en belt een week later om te vragen hoe het ervoor staat. Niemand doet iets fout, maar het kost aan beide kanten tijd en het voelt niet professioneel.

Wij bouwen klantportalen volledig op maat: je huisstijl, je terminologie, je stappen. Gekoppeld aan je CRM, administratie of e-mail, zodat je team niet in twee systemen hoeft te werken. Twijfel je of maatwerk voor jouw situatie de juiste keuze is? Lees ook maatwerksoftware vs. standaardpakketten.

Een klantportaal laten maken start bij ons bij € 9.500. Je krijgt altijd een vaste prijs vooraf, dus geen uurtje-factuurtje waarbij de rekening pas achteraf duidelijk wordt. Daarvoor zit een gratis verkenning: één werksessie waarin we doorlopen hoe het werk nu loopt en concreet maken wat de eerste versie moet kunnen.

Wat de prijs vooral bepaalt:

• Het aantal gebruikersrollen. Alleen klanten en je eigen team is eenvoudiger dan klanten, leveranciers, accountmanagers en een beheerder die elk iets anders mogen zien en doen.
• De koppelingen. Een portaal dat zelfstandig draait is goedkoper dan een portaal dat klantgegevens uit je CRM haalt en facturen uit je boekhouding. Hoe beter de API van je bestaande software, hoe minder werk de koppeling is.
• De documentstromen. Bestanden uploaden en downloaden is standaard. Documenten die automatisch worden aangemaakt, uitgelezen of ter goedkeuring langs meerdere mensen gaan, vragen meer.

Na de oplevering kun je zelf verder, of we blijven het portaal doorontwikkelen en beheren in een partnerschap vanaf € 3.500 per maand. Bekijk alle tarieven of lees wat maatwerksoftware kost.

Er bestaat kant-en-klare klantportaal software die je per maand huurt. Voor een deel van de bedrijven is dat de betere keuze en dan zeggen we dat ook. Heb je vooral een plek nodig om bestanden te delen, of zit er al een portaal in je boekhoud- of CRM-pakket, begin daar dan.

Een klantportaal op maat loont als je proces niet in zo'n pakket past. Bijvoorbeeld omdat een aanvraag bij jou uit specifieke vragen bestaat, omdat er stappen tussen zitten die alleen jouw bedrijf zo doet, of omdat je klanten gegevens moeten zien die uit meerdere systemen komen. In een standaardpakket ga je dan je werkwijze ombuigen naar de software. Bij maatwerk gaat het andersom.

Een tweede verschil: bij maatwerk ben je eigenaar. Je betaalt geen licentie per gebruiker en je zit niet vast aan de prijsverhoging of koerswijziging van een leverancier. Je krijgt het portaal opgeleverd met documentatie.

We bouwen alleen wat jouw klanten en je team echt gebruiken. Dit zijn de onderdelen die het vaakst terugkomen:

• Aanvragen indienen met een formulier dat precies de gegevens vraagt die je team nodig heeft, inclusief verplichte velden en bijlagen.
• Documenten delen in een eigen dossier per klant of per opdracht, met versies die niet door elkaar lopen.
• Statusupdates die de klant zelf ziet, met een melding per e-mail als er iets verandert.
• Offertes en facturen om in te zien, te downloaden en digitaal akkoord te geven.
• Berichten of chat bij een aanvraag, zodat het gesprek bij het dossier blijft en niet in iemands inbox verdwijnt.
• Rollen en rechten: wie mag wat zien en doen, per klant, per afdeling of per locatie.
• Eigen huisstijl: je logo, kleuren en termen, op je eigen domein.

Moet er na een aanvraag automatisch een offerte uitrollen, kijk dan ook naar een offertesysteem. Moeten gegevens zonder overtypen naar je andere software, dan hoort er een koppeling bij.

Werk je voor andere bedrijven, dan heeft een klant zelden één contactpersoon. Er is iemand die aanvraagt, iemand die goedkeurt en iemand die de factuur betaalt. Een B2B-portaal houdt daar rekening mee: meerdere gebruikers onder één klantaccount, elk met hun eigen rechten en een geschiedenis die bij het bedrijf blijft als er iemand vertrekt.

Hetzelfde idee werkt de andere kant op, naar leveranciers, onderaannemers of dealers. In een partnerportaal zien zij alleen de opdrachten die voor hen bedoeld zijn, geven ze prijzen of levertijden door en uploaden ze hun documenten. Vaak is dat één omgeving met twee ingangen: klanten aan de ene kant, partners aan de andere en je team in het midden.

Een eerste werkende versie staat gemiddeld binnen vier tot acht weken. Dat is geen compleet portaal met alles erop en eraan, maar de kern waar klanten en je team direct mee kunnen werken: inloggen, een aanvraag indienen, documenten delen en de status volgen.

Daarna bouwen we verder op wat in de praktijk blijkt. Pas als echte klanten erin werken, zie je welke vraag ze toch nog per mail stellen en welke stap anders loopt dan iedereen dacht. Een portaal dat in één keer alles wil kunnen, duurt langer en bevat meestal onderdelen die niemand gebruikt.

Premium Yacht Supply zoekt onderdelen voor superjachten, van een O-ring tot een versnellingsbak. Voorheen liep elke aanvraag via e-mail: uitzoeken welk onderdeel het precies is, leveranciers aanschrijven, herinneren, antwoorden vergelijken en er een offerte van maken. Wij bouwden een inkoopplatform met een klantportaal dat die e-mailworkflow vervangt.

• Typeplaatjes uitlezen met AI. De engineer fotografeert het typeplaatje en het systeem haalt fabrikant, type en specificaties uit de foto. De klant hoeft geen onderdeelnummer te kennen.
• Gestructureerde leveranciersreacties. Leveranciers antwoorden per e-mail, zoals ze gewend zijn. Een model zet de prijzen uit die mail om in vergelijkbare regels.
• Transparante offertes. De klant ziet leveranciersprijs, commissie, vracht en btw elk op een eigen regel en geeft akkoord in het portaal. Daarna lopen inkooporder, tracking, levering en facturatie door.
• Toegang per schip. Kapitein en bemanning hebben elk een eigen inlog, maar zien de bestellingen van hun vaartuig. Wisselt de crew, dan blijft de geschiedenis bij het schip.

Lees hoe dit platform is opgebouwd.