AI documentverwerking

In de praktijk komen deze het vaakst langs bij MKB-bedrijven:

• Inkoopfacturen en pakbonnen — leverancier, factuurnummer, regels, bedragen en btw naar je boekhouding.
• Orders en aanvragen per e-mail — vrij geschreven mails omgezet naar gestructureerde orderregels.
• Formulieren en aanmeldingen — ingescand of als pdf, ook als iedere klant een eigen versie gebruikt.
• CV's en dossierstukken — uitlezen, samenvatten en scoren tegen jouw criteria.
• Foto's van typeplaatjes en labels — fabrikant, type en specificaties uit een foto uit de werkplaats.

De vuistregel: als een mens het document kan lezen en er altijd dezelfde soort gegevens uit haalt, kan software het overnemen.

Klassieke OCR leest tekens en werkt met sjablonen: het weet dat het factuurnummer rechtsboven staat. Zodra een leverancier zijn lay-out wijzigt of een nieuwe leverancier een ander formaat gebruikt, klapt zo'n sjabloon om en moet iemand hem opnieuw instellen.

AI-documentverwerking leest betekenis in plaats van posities. Het model begrijpt dát een bedrag een totaalbedrag is, waar het ook staat en hoe het ook genoemd wordt. Daardoor werkt het meteen op documenten die het nog nooit gezien heeft, en hoef je geen sjabloon te onderhouden per leverancier.

Dat is het verschil dat telt zodra je met tientallen partijen werkt die allemaal hun eigen papierwerk sturen.

Dit is de vraag die er in de praktijk het meest toe doet, en waar de meeste aanbieders omheen praten. Honderd procent nauwkeurigheid bestaat niet, bij mensen ook niet. De vraag is wat er gebeurt bij twijfel.

Wij bouwen er standaard een controlestap in. Elk uitgelezen veld krijgt een zekerheidsscore. Ligt die boven de drempel die jij bepaalt, dan gaat het door. Eronder komt het document in een controlescherm, waar iemand het in seconden bevestigt of corrigeert. Bedragen worden bovendien nagerekend: als de regels niet optellen tot het totaal, gaat het document sowieso naar een mens.

Zo automatiseer je het volume en houd je de uitzonderingen in beeld, in plaats van fouten te ontdekken als ze al in je boekhouding staan.

Onder de vijftig documenten per maand verdien je maatwerk zelden terug. Als je twee facturen per week overtypt, kost dat je een kwartier en is een bouwtraject niet uit te leggen. Dan is een standaardpakket of gewoon doorgaan de betere keuze, en zeggen we dat ook.

Het loont wél zodra het volume structureel is, de documenten van veel verschillende partijen komen, of er een deadline aan hangt: dagen wachten op een factuurverwerking die vastloopt kost meer dan de verwerking zelf.

Een monteur in een machinekamer fotografeert het typeplaatje op een kapotte pomp. Een vision-model haalt fabrikant, type en specificaties uit die foto, ook als het plaatje vettig is of scheef gefotografeerd. Geen onderdeelnummer meer overtypen.

Daarna komen de offertes van leveranciers binnen zoals leveranciers dat nu eenmaal doen: als vrije tekst in een e-mail. Een model leest daar de prijzen en levertijden uit en zet ze om in vergelijkbare regels. De leveranciers hoeven niets te veranderen aan hun manier van werken.

Lees hoe dit systeem is opgebouwd.

Een bouwtraject start bij € 9.500, met een vaste prijs die je vooraf krijgt. Wat de uiteindelijke prijs bepaalt: het aantal documenttypes, hoeveel verschillende afzenders er zijn, en of de data naar één systeem moet of naar meerdere.

Daarvoor zit een verkenning van € 650: één werksessie waarin we je documentstroom doorlopen en concreet maken wat er gebouwd moet worden. Die wordt verrekend zodra je doorgaat. Bekijk alle tarieven of lees wat maatwerksoftware kost.