Software koppelen.Eénkeerinvoeren.Overalbijgewerkt.

Veel MKB-bedrijven werken met een handvol pakketten naast elkaar: een CRM, een boekhoudpakket, een webshop, een planning, een mailbox en een paar Excel-bestanden die alles bij elkaar houden. Elk pakket doet zijn eigen werk goed. Het probleem zit ertussen: dezelfde klant, order of factuur wordt op drie plekken ingevoerd en zodra er ergens iets verandert loopt de rest achter.

Software koppelen betekent dat die gegevens automatisch van het ene systeem naar het andere gaan. Een nieuwe klant in je CRM staat meteen als debiteur in je boekhouding. Een betaalde webshoporder verschijnt in je planning. Een factuur die is voldaan, zet de status in je CRM op betaald. Niemand hoeft nog over te typen en iedereen kijkt naar dezelfde gegevens.

Wij koppelen wat je al hebt. Je hoeft geen nieuw pakket aan te schaffen en je team hoeft niet anders te gaan werken. Waar een standaardkoppeling bestaat die goed genoeg is, zeggen we dat. Waar die niet bestaat of niet volstaat, bouwen we een maatwerkkoppeling met foutbewaking erin.

Een CRM-koppeling is de koppeling waar we het vaakst naar gevraagd worden, omdat het CRM meestal het systeem is waar een klant begint. De gangbare combinaties:

• CRM en boekhouding, bijvoorbeeld HubSpot of Salesforce met Exact, AFAS, Twinfield of Moneybird. Klantgegevens gaan één kant op, de betaalstatus van facturen komt terug.
• Webshop en boekhouding, bijvoorbeeld Shopify of WooCommerce. Orders, btw en betalingen komen zonder export in je administratie terecht.
• CRM en planning. Een gewonnen deal wordt automatisch een opdracht in de planning, met de afspraken die in het CRM staan.
• Webshop en voorraad of inkoop. Wat verkocht is, wordt bijgewerkt op de plek waar je bestelt.

Dit zijn voorbeelden, geen vaste lijst. We zijn geen reseller of partner van deze pakketten. We kijken per pakket wat de API toelaat en kiezen daar de koppeling op. Gebruik je software die hier niet staat, dan is dat zelden een probleem.

Zapier en Make zijn goede tools. Moet een nieuwe aanmelding uit een formulier in je CRM komen, of een bericht in een teamkanaal als er een order binnenkomt, dan is zo'n tool sneller en goedkoper dan iets laten bouwen. Doe dat dan en kom terug als het niet meer volstaat.

Een maatwerkkoppeling is de betere keuze als:

• er logica in zit: gegevens samenvoegen, controleren, omrekenen of op basis van regels de juiste kant op sturen;
• het volume groot is en de kosten per taak in Zapier of Make maandelijks flink oplopen;
• een pakket geen kant-en-klare koppeling heeft in die tools, of alleen een beperkte;
• het bedrijfskritisch is en je precies wilt weten wat er gebeurt als een overdracht mislukt.

Vaak is het een mix: de simpele stappen blijven in Zapier of Make, het lastige stuk bouwen we. Dat bespreken we in de verkenning.

Een bouwtraject start bij € 9.500, met een vaste prijs die je vooraf krijgt. Daarvoor kun je vaak meer dan één koppeling laten bouwen. Wat de prijs bepaalt: hoeveel systemen er meedoen, hoe goed hun API's zijn, of gegevens één kant op gaan of in twee richtingen gelijk moeten blijven en hoeveel logica er tussen zit.

Een koppeling heeft daarna onderhoud nodig, omdat pakketten hun API's soms wijzigen. Dat kun je zelf laten doen of bij ons onderbrengen in een partnerschap vanaf € 3.500 per maand, waarin ook monitoring en doorontwikkeling zitten. De verkenning vooraf is gratis. Bekijk alle tarieven.

Elke koppeling faalt een keer. Een pakket is even onbereikbaar, een wachtwoord verloopt, of iemand vult een veld in op een manier die niemand had verwacht. Het verschil zit in wat er dan gebeurt. Het ergste scenario is een koppeling die stil stopt, waarna je weken later ontdekt dat er orders niet zijn doorgekomen.

Daarom bouwen we standaard in:

• Logging van elke overdracht, zodat je kunt terugzien wat er wanneer is verstuurd en wat het antwoord was.
• Automatisch opnieuw proberen bij tijdelijke storingen, zonder dat een order dubbel wordt aangemaakt.
• Een melding bij een fout die niet vanzelf herstelt, naar de persoon die er iets mee kan.
• Een overzicht van wat is blijven hangen, zodat je het na het oplossen in één keer opnieuw kunt versturen.

De meeste moderne pakketten hebben een API: een vaste ingang waarlangs andere software gegevens kan opvragen en wegschrijven. Via webhooks laat een pakket bovendien direct weten dat er iets is veranderd, zodat je niet hoeft te wachten tot er periodiek wordt gecontroleerd. Dat is de route die we het liefst kiezen.

Niet alles heeft een bruikbare API. Oudere of zelfgebouwde systemen bieden soms alleen een database, een export als CSV of een map waar bestanden in komen te staan. Daar kunnen we ook mee koppelen: rechtstreeks op de database als dat veilig kan, of door de exportbestanden automatisch op te halen en te verwerken. Je oude systeem hoeft er niet voor vervangen te worden.

Gaat het om meer dan gegevens doorgeven en moeten er na een gebeurtenis ook taken of meldingen volgen, dan schuift het richting workflow automatisering.

• Bronnen in kaart. Welke systemen doen mee, welke gegevens moeten waarheen en hoe vaak.
• Leidende bron kiezen. Per gegeven leggen we vast welk systeem de waarheid heeft, zodat twee pakketten elkaar niet overschrijven.
• Velden vertalen. Wat in het ene pakket "relatie" heet, is in het andere een "debiteur". Die vertaling leggen we vast, inclusief de uitzonderingen.
• Testen met echte gegevens in een testomgeving, voordat er iets in je administratie wordt geschreven.
• Live en bewaakt. Een eerste werkende versie staat gemiddeld binnen vier tot acht weken, met de foutbewaking vanaf dag één aan.