Voortware
Zakelijke klanten bestellen anders dan consumenten. Ze hebben eigen prijsafspraken, bestellen elke maand grotendeels hetzelfde, laten een offerte goedkeuren door iemand anders en willen een factuur van vorig kwartaal kunnen terugvinden zonder te mailen. In veel bedrijven loopt dat nog via de telefoon, via mail met een bestelformulier in Excel en via een binnendienst die alles overtypt in het ERP.
Een B2B-portaal is de plek waar je zakelijke klanten dat zelf doen: bestellen, offertes accepteren, documenten vinden en problemen melden. Dit artikel legt uit waarin zo'n portaal verschilt van een webshop en een klantportaal, welke functies erin horen, waarom rollen per klantorganisatie zo belangrijk zijn, hoe het aan je ERP of boekhouding hangt en wat het kost.
B2B-portaal, webshop of klantportaal?
De termen lopen door elkaar, dus eerst de verschillen.
- Een webshop is openbaar, toont een catalogus met vaste prijzen en rekent direct af. Hij is gemaakt om nieuwe klanten te laten kopen.
- Een klantportaal zit achter een inlog en draait vooral om inzicht: documenten, statussen en berichten voor bestaande klanten.
- Een B2B-portaal is een klantportaal waarin bestaande zakelijke klanten ook bestellen en offertes afhandelen, tegen hun eigen prijzen, op rekening en met hun eigen goedkeuringsstappen.
In de praktijk overlappen ze. De naam doet er minder toe dan de vraag wat je klanten zelf moeten kunnen. Sommige webshopplatforms hebben een B2B-module met klantgroepen en staffelprijzen. Verkoop je vooral uit een catalogus en zijn je prijsafspraken eenvoudig, dan is dat vaak genoeg. Het knelt als prijzen per klant uit je ERP komen, als je veel offertes op maat maakt, als er goedkeuringsstappen aan de kant van de klant zijn, of als service en documenten minstens zo belangrijk zijn als bestellen.
Wat een B2B-portaal doet
Bestellen tegen klantspecifieke prijzen
De klant ziet na het inloggen zijn eigen assortiment, zijn eigen prijzen en zijn eigen kortingen. Die prijzen komen rechtstreeks uit je ERP of boekhouding, zodat er geen tweede prijslijst is die iemand moet bijhouden. Betalen gaat op rekening, zoals de klant gewend is. De order komt zonder overtypen in je systeem terecht.
Herhaalorders en bestellijsten
Voor veel zakelijke klanten is dit de functie die ze het meest gebruiken. Een vaste bestellijst, een vorige order met één klik herhalen, of snel bestellen op artikelnummer zonder door een catalogus te klikken. Een inkoper die elke week dezelfde dertig regels bestelt, wil niet zoeken. Hij wil aanpassen en versturen.
Offertes bekijken en accepteren
Offertes staan in het portaal in plaats van als pdf in iemands mailbox. De klant ziet de regels en voorwaarden, kan vragen stellen en gaat met één klik akkoord. Moet een leidinggevende aan de kant van de klant eerst goedkeuren, dan zit die stap er ook in. Na akkoord wordt de offerte direct een order, zonder dat iemand bij jou iets opnieuw invoert.
Documenten op één plek
Facturen, pakbonnen, certificaten, handleidingen en contracten, per order terug te vinden. Dat klinkt bescheiden, maar het haalt een flink deel van de mails weg die een binnendienst nu krijgt. Kun je die factuur nog een keer sturen? Welk certificaat hoorde bij die levering?
Servicemeldingen
Een B2B-portaal kan ook een serviceportaal zijn. De klant meldt een storing of retour bij een product dat hij bij je kocht, met serienummer en foto en volgt daarna de status. Omdat het portaal weet wat de klant heeft afgenomen, hoeft niemand eerst uit te zoeken over welk apparaat het gaat.
Toegang voor dealers en partners
Werk je met dealers, resellers of installateurs, dan is een partnerportaal een variant op hetzelfde fundament. Partners bestellen voor hun eigen klanten, zien hun eigen inkoopprijzen en marges en vinden er productinformatie en marketingmateriaal. Het is dezelfde techniek met een andere rol.
Je hoeft niet alles tegelijk te bouwen. Kies de functie die nu het meeste handwerk kost en begin daar. Hoe we dat aanpakken, staat bij klantportalen.
Rollen per klantorganisatie
Hier zit het grootste verschil met een consumentenwebshop. In een B2B-portaal logt niet de klant in, maar een medewerker van de klant. De inkoper mag bestellen tot een bepaald bedrag, de financiële afdeling ziet alleen facturen, de directeur keurt grote orders goed en de monteur meldt storingen maar bestelt niets. Idealiter beheert de klant zijn eigen gebruikers: een beheerder aan zijn kant voegt nieuwe collega's toe en haalt vertrokken medewerkers weg, zonder dat jouw binnendienst daarvoor gebeld wordt.
Een voorbeeld uit ons eigen werk. Voor Premium Yacht Supply, dat onderdelen zoekt voor superjachten en wereldwijd levert, bouwden we een platform waarin toegang per schip geregeld is, niet per persoon. Kapitein en bemanning hebben elk een eigen inlog, maar zien de bestellingen van hun vaartuig. Wisselt de crew, dan blijft de geschiedenis bij het schip. In de offerte ziet de klant leveranciersprijs, commissie, vracht en btw apart. Akkoord gaat in het portaal, waarna inkooporder, tracking, levering en facturatie doorlopen.
In een B2B-portaal is de klant een organisatie, geen persoon. Richt je dat vanaf het begin goed in, dan hoef je niet elke personeelswissel bij een klant met de hand bij te werken.
Koppelen met je ERP of boekhouding
Het portaal is de etalage, de waarheid staat in je ERP of boekhouding. Daar staan de klanten, de prijsafspraken, de voorraad en de facturen. Een goed B2B-portaal haalt die gegevens daaruit en zet orders er weer in. De status van een order en de factuur komen daarna vanzelf terug in het portaal.
Spreek per gegeven af welk systeem leidend is. Prijzen en klantgegevens horen in het ERP, niet in het portaal. Bepaal ook hoe actueel de voorraad moet zijn: per minuut, of is een levertijd per artikel genoeg? Hoe makkelijk je ERP te koppelen is, bepaalt een flink deel van het werk. Een pakket met een goed gedocumenteerde API koppelen kost een paar dagen, een systeem zonder API een veelvoud daarvan. Meer daarover lees je bij systemen koppelen.
Wat het kost en hoe lang het duurt
- Verkenning: gratis. We lopen je bestelproces, je klanten en je systemen door en maken de eerste versie concreet.
- Bouw: vanaf € 9.500, met een vaste prijs die je vooraf krijgt. Eén klantgroep met bestellen en documenten zit aan de onderkant, meerdere rollen, offertes en servicemeldingen hoger.
- Doorlooptijd: een eerste werkende versie staat er gemiddeld in vier tot acht weken.
- Hosting: meestal 20 tot 80 euro per maand. Wil je het portaal blijven uitbreiden, dan kan dat in een partnerschap vanaf € 3.500 per maand.
De prijs wordt vooral bepaald door de rollen en de koppelingen, niet door het aantal schermen. Bij maatwerk betaal je ook geen licentie per gebruiker. Bij een B2B-portaal, waar elke klant meerdere accounts heeft, scheelt dat al snel flink. Een uitgebreide uitleg met een checklist voor je offerte staat in wat een klantportaal laten maken kost.
Wanneer het (nog) niet loont
- Je hebt een handvol zakelijke klanten die eens per maand bestellen. Dan is een telefoontje sneller dan een portaal.
- Je verkoopt uit een vaste catalogus met eenvoudige prijzen. Dan is de B2B-module van een webshopplatform waarschijnlijk genoeg.
- Je bestelproces verandert nog elke paar maanden. Leg het eerst vast en bouw daarna.
- Je ERP is niet te koppelen en vervangen staat al gepland. Wacht dan op het nieuwe pakket.
Waar je begint
- Tel een maand lang hoe orders, offerte-akkoorden en documentvragen binnenkomen en hoeveel tijd ze kosten.
- Kies één klantgroep en één functie voor de eerste versie. Vaak zijn dat herhaalorders of documenten.
- Vraag na welke koppelmogelijkheden je ERP of boekhoudpakket heeft.
- Schrijf op welke rollen er aan de kant van je klanten zijn en wat elke rol mag.
- Laat een paar vaste klanten de eerste versie gebruiken en bouw verder op wat zij echt doen.
Met die vijf punten op papier weet je binnen één gesprek wat de eerste versie moet zijn en wat die kost. Hoe we portalen bouwen, met voorbeelden van wat erin kan, staat op de pagina over een klantportaal of B2B-portaal laten maken.