Excel vervangen door een interne tool: wanneer is het tijd?

Bijna elk MKB-bedrijf draait ergens op een Excel-bestand dat ooit begon als handig lijstje. De planning, het orderoverzicht, de projectadministratie, de voorraad of de klachtenregistratie. Inmiddels heeft het twaalf tabbladen, kleurcodes die alleen de maker begrijpt en een bestandsnaam die eindigt op definitief_v3.

Daar is niets mis mee zolang het werkt. Excel is flexibel, iedereen kan ermee overweg en het kost niets extra. Maar er komt een punt waarop het bestand meer werk veroorzaakt dan het bespaart. Dit artikel helpt je dat punt te herkennen: aan welke signalen, wat een interne tool anders doet, wat je eerst inventariseert, hoe je de data meeneemt en wanneer je Excel beter kunt houden.

Wat een interne tool is

Een interne tool is een webapplicatie voor je eigen team, gebouwd rond één proces. Invoerschermen, overzichten, statussen, rechten en een historie van wie wat heeft gedaan. Geen groot ERP en geen standaardpakket met honderd functies die je niet gebruikt. Vaak doet hij niet meer dan wat het Excel-bestand nu doet, maar dan met structuur en met meerdere mensen tegelijk.

Zes signalen dat het tijd is

Versies gaan per mail rond

Het bestand wordt gemaild, aangepast en teruggemaild. Of het staat gedeeld, maar twee mensen werken er tegelijk in en de wijzigingen van de een verdwijnen onder die van de ander. In beide gevallen weet niemand zeker welke versie klopt.

Formules gaan stil kapot

Iemand plakt een rij op de verkeerde plek, een verwijzing schuift op en het totaal klopt niet meer. Excel geeft geen foutmelding, het rekent door met de verkeerde getallen. Zulke fouten worden meestal pas ontdekt als er iets op gebaseerd is, zoals een factuur of een bestelling.

Eén persoon snapt hoe het werkt

Er zit een macro in die niemand meer durft aan te raken, of een opbouw die alleen de maker overziet. Gaat die collega op vakantie, dan blijft het werk liggen. Vertrekt die collega, dan heb je een probleem.

Geen rechten, geen historie

Iedereen die het bestand kan openen, kan alles wijzigen. Je ziet niet wie wat wanneer heeft veranderd en je kunt een fout niet terugdraaien zonder een oude versie op te zoeken. Staan er persoonsgegevens in, zoals klant- of medewerkersgegevens, dan is een bestand dat makkelijk gekopieerd en gemaild wordt ook een AVG-risico.

Het bestand wordt traag en onhandig

Duizenden rijen, filters die steeds opnieuw ingesteld moeten worden en een buitendienst die op de telefoon niets kan met een spreadsheet van twintig kolommen breed.

Gegevens worden overgetypt

Wat in het Excel-bestand staat, moet ook in de boekhouding, de planning of het CRM en iemand typt het over. Of andersom: elke week worden er exports in het bestand geplakt om het bij te werken.

Herken je er drie of meer, dan kost het bestand je waarschijnlijk meer dan je denkt. Herken je er één of twee, dan is het vaak sneller om het bestand op te schonen en af te spreken wie wat mag wijzigen.

Wat een interne tool anders doet

• Eén bron. Iedereen werkt in dezelfde gegevens en een wijziging is direct voor iedereen zichtbaar.
• Invoer met regels. Verplichte velden, keuzelijsten en controles zorgen dat er geen tekst in een bedragveld komt en geen order zonder klant.
• Rechten per rol. De planner wijzigt de planning, de monteur ziet zijn eigen klussen, de directie ziet alles.
• Historie. Je ziet wie wat wanneer heeft gewijzigd en kunt een fout terugzetten.
• Statussen en taken. Werk heeft een eigenaar en wie aan de beurt is, krijgt een melding.
• Koppelingen. Gegevens gaan automatisch naar de boekhouding of het CRM, in plaats van via iemand die overtypt.
• Werkt overal. Op de laptop op kantoor en op de telefoon bij de klant.

Een interne tool doet meestal niet méér dan je Excel-bestand. Hij doet hetzelfde, maar dan zonder dat het stil misgaat.

Wat je eerst inventariseert

Begin niet bij schermen of functies. Begin bij het bestand en de mensen die ermee werken. Het Excel-bestand is eigenlijk de beste specificatie die je hebt: het laat zien wat je team nodig heeft, inclusief alle omwegen die ze in de loop der jaren hebben bedacht.

1. Welke tabbladen en kolommen worden echt gebruikt en waarvoor? Vaak is een derde ervan een overblijfsel.
2. Wie vult wat in en wie leest wat? Daar komen de rollen uit.
3. Welke berekeningen en regels zitten erin? Ook de ongeschreven: wat betekent een rode cel en wie zet hem op groen?
4. Waar komen de gegevens vandaan en waar gaan ze daarna naartoe?
5. Wat gaat er mis? Vraag de mensen die ermee werken naar de laatste drie keer dat het fout ging.

Dit kost een paar gesprekken en levert een scherp beeld op van wat de eerste versie moet kunnen. Het voorkomt ook de klassieke fout: een tool bouwen die alles kan wat het bestand kon, inclusief de onderdelen die niemand meer gebruikte.

De data meenemen

De migratie wordt bijna altijd onderschat. Een Excel-bestand dat jaren in gebruik is, zit vol met dingen die een database niet accepteert. Reken daarom op deze stappen.

• Opschonen. Dubbele regels, tekst in getalvelden, datums die eigenlijk tekst zijn en cellen met ‘zie mail’ of ‘navragen bij Piet’.
• Vaste waarden. Wat nu vrije tekst is, wordt in de tool vaak een keuzelijst. Dan moet je kiezen of Amsterdam-Noord en A'dam Noord hetzelfde zijn.
• Historie. Neem je alles mee, of alleen het lopende werk, met het oude bestand als archief dat je alleen nog kunt lezen?
• Proefmigratie. Zet de data een keer over, laat de mensen die ermee werken controleren of alles klopt en herstel wat niet goed ging.
• Overstapmoment. Kies een vaste dag en zorg dat er geen periode is waarin beide in gebruik zijn.

Zet het Excel-bestand na de overstap op alleen-lezen. Doe je dat niet, dan blijft er altijd iemand in werken en heb je binnen een maand weer twee waarheden.

Pakket of maatwerk?

Voordat je laat bouwen: kijk of er een standaardpakket is dat het werk doet. Voor planning, projectadministratie of klantbeheer bestaan goede pakketten en als je werkwijze lijkt op die van branchegenoten, ben je daar vaak sneller en goedkoper mee uit. Er zijn ook no-code tools waarmee je zelf een database met formulieren in elkaar zet. Voor een klein team dat er tijd in wil steken, kan dat een goede tussenstap zijn. Let wel op dat het geen nieuw bestand wordt dat maar één persoon snapt.

Maatwerk loont als het Excel-bestand juist ontstond omdat geen pakket paste, als je werkwijze iets is waarin je je onderscheidt, of als de tool moet koppelen met systemen waarvoor geen standaardkoppeling bestaat. Een uitgebreidere afweging staat in maatwerksoftware of een standaardpakket. Hoe wij interne tools bouwen, lees je bij interne software laten maken.

Wanneer Excel prima blijft

• Er werkt één persoon mee en die weet precies wat hij doet.
• Het is een berekening, analyse of scenario, geen proces waar meerdere mensen werk in doorgeven.
• Het proces verandert nog elke week. Dan is de flexibiliteit van Excel juist een voordeel.
• Het bestand is klein, het gaat zelden mis en als het misgaat, is de schade beperkt.

Is het bestand vooral een rapport, waarin cijfers uit andere systemen bij elkaar worden geplakt, dan is een dashboard misschien de betere vervanger. Daarover gaat dashboard laten maken: wanneer Excel niet meer volstaat.

Wat het kost

• Verkenning: gratis. We lopen samen door het bestand en praten met de mensen die ermee werken.
• Bouw: vanaf € 9.500, met een vaste prijs die je vooraf krijgt. Het overzetten van de data hoort daar in de offerte bij te staan, niet als verrassing achteraf.
• Doorlooptijd: een eerste werkende versie staat er gemiddeld in vier tot acht weken.
• Hosting: meestal 20 tot 80 euro per maand. Wil je de tool blijven uitbreiden, dan kan dat in een partnerschap vanaf € 3.500 per maand.

Zet daar tegenover wat het bestand nu kost: de uren per week aan bijhouden, zoeken en overtypen, de tijd die opgaat aan fouten herstellen en het risico als de enige persoon die het snapt vertrekt. Bij maatwerk betaal je geen licentie per gebruiker, dus de kosten groeien niet mee met je team. Alle tarieven staan op de prijzenpagina.

Waar je begint

1. Kies het bestand dat de meeste ergernis of het meeste risico oplevert.
2. Schrijf op wie ermee werkt, wat ze erin doen en wat er de afgelopen maanden misging.
3. Kijk of er een standaardpakket is dat hetzelfde doet. Zo ja, probeer dat eerst.
4. Zo nee, maak een kopie van het bestand en bespreek het met iemand die interne tools bouwt. Een gesprek van een uur is genoeg om te weten wat de eerste versie moet zijn.

Moet de tool ook taken automatisch doorzetten of mails versturen, dan raakt het aan workflow automatisering. Vaak kan dat in dezelfde tool. Voorbeelden van wat we bouwen, staan op de pagina over interne tools.