Documentverwerking automatiseren: facturen, orders en formulieren zonder overtypen

In veel bedrijven zit iemand elke week uren facturen, orders en formulieren over te typen. Leverancier, factuurnummer, bedrag, btw, regel voor regel het boekhoudpakket in. Het werk is niet moeilijk, maar het houdt nooit op en elke typefout duikt later op als een verschil dat iemand moet uitzoeken.

Documentverwerking automatiseren betekent dat software dat lees- en typwerk overneemt. Dit artikel legt uit hoe dat werkt, welke documenten geschikt zijn, wanneer een standaardtool genoeg is en wanneer maatwerk loont en waar de valkuilen zitten.

Wat documentverwerking automatiseren eigenlijk is

Het komt neer op drie stappen. Een document komt binnen, de gegevens worden eruit gehaald en die gegevens komen op de juiste plek terecht. Het verschil tussen oplossingen zit vooral in de middelste stap: hoe de gegevens eruit gehaald worden.

OCR: tekens lezen op vaste plekken

Klassieke OCR zet een scan om in tekst en haalt velden op met een sjabloon: het factuurnummer staat rechtsboven, het totaal onderaan. Dat werkt goed zolang de documenten er altijd hetzelfde uitzien. Verandert een leverancier zijn lay-out, of komt er een nieuwe leverancier bij, dan moet iemand een nieuw sjabloon instellen.

AI-extractie: betekenis lezen

Bij AI-extractie leest een taalmodel het document zoals een mens dat doet. Het begrijpt dat een bedrag het totaalbedrag is, waar het ook staat en hoe het ook genoemd wordt. Daardoor werkt het op documenten die het nog nooit gezien heeft en hoef je geen sjabloon per afzender te onderhouden. Het kan ook gegevens uit de tekst van een e-mail halen, niet alleen uit een pdf.

Voor een bedrijf met vijf vaste leveranciers maakt dat weinig uit. Voor een bedrijf dat met tientallen partijen werkt die allemaal hun eigen papierwerk sturen, is het het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat steeds bijgehouden moet worden. Meer over de techniek lees je bij AI-documentverwerking.

Welke documenten geschikt zijn

Vrijwel elk document met gegevens die ergens anders opnieuw worden ingevoerd. De meest voorkomende:

• Facturen. Inkoopfacturen zijn bij de meeste MKB-bedrijven de stroom waar het snelst tijd te winnen is: veel volume, vaste velden en een duidelijke bestemming in de boekhouding.
• Orders en bestellingen. Klanten die bestellen per mail, als pdf of in de tekst van een bericht, elk in hun eigen vorm.
• Pakbonnen en leveringsdocumenten. Controleren of wat binnenkomt overeenkomt met wat besteld is.
• Formulieren. Aanvragen, intakes en aanmeldingen die nu op papier of als scan binnenkomen.
• Dossiers. Contracten, certificaten en rapporten waarin iemand nu zoekt naar een datum, een bedrag of een clausule.

Ook foto's tellen mee. Een typeplaatje op een machine, een bonnetje, een handgeschreven werkbon: zolang een mens het kan lezen, kan een model er meestal iets mee, al is de zekerheid bij handschrift duidelijk lager.

Facturen automatisch verwerken, stap voor stap

Facturen zijn meestal het startpunt. Zo ziet zo'n stroom eruit:

1. Binnenkomst. Facturen komen op één plek binnen: een eigen mailadres, een uploadscherm of een map die het systeem in de gaten houdt.
2. Uitlezen. Leverancier, factuurnummer, datum, factuurregels, btw en totaal worden eruit gehaald, ook bij een lay-out die het systeem nog niet kende.
3. Narekenen. De regels moeten optellen tot het totaal en het btw-bedrag moet kloppen. Wat niet klopt, gaat niet automatisch door.
4. Controle. Elk veld krijgt een zekerheidsscore. Twijfelgevallen komen in een controlescherm, waar iemand ze in seconden bevestigt of corrigeert.
5. Koppelen. De goedgekeurde factuur gaat met het originele document naar je boekhouding, met de juiste grootboekrekening en kostenplaats.
6. Archief. Het origineel blijft vindbaar op leverancier, bedrag of periode, zonder dat iemand nog mappen aanmaakt.

Hetzelfde patroon werkt voor orders en formulieren, alleen met een andere bestemming: je CRM, je ERP of je planning.

Waarom de mens erin blijft

Honderd procent nauwkeurigheid bestaat niet. Niet bij software en ook niet bij de medewerker die nu overtypt. De vraag is niet of er fouten gemaakt worden, maar wat er gebeurt bij twijfel.

Een systeem dat alles doorzet wat het denkt te lezen, verschuift het probleem: de fouten staan dan in je boekhouding in plaats van op je bureau. Een goed systeem weet wanneer het iets niet zeker weet en legt die gevallen voor aan een mens. Bedragen worden nagerekend en wat niet klopt gaat sowieso naar iemand toe.

Automatiseer het volume, niet het oordeel. Het systeem doet het lees- en typwerk, je team beslist over de uitzonderingen.

In de praktijk betekent dat: in het begin controleert iemand meer en naarmate je ziet waar het systeem betrouwbaar is, stel je de drempel bij. Die drempel bepaal jij, niet de leverancier.

Standaardtool of maatwerk?

Er zijn goede standaardtools voor documentverwerking, zoals Klippa en Parseur. Je stuurt er documenten of mails naartoe, de tool leest ze uit en je haalt de gegevens op via een export of een koppeling. Voor veel bedrijven is dat precies genoeg.

Een standaardtool past als

• je vooral facturen of bonnetjes verwerkt, in een vorm die de tool goed kent;
• de tool een kant-en-klare koppeling heeft met je boekhoudpakket;
• het proces na het uitlezen eenvoudig is: gegevens erin, klaar;
• je volume beperkt is en een abonnement goedkoper uitvalt dan een bouwtraject.

Maatwerk past als

• de documenten branchespecifiek zijn en een standaardtool ze niet goed leest;
• de gegevens na het uitlezen nog een eigen route volgen, zoals controleren tegen een order, een prijsafspraak of de voorraad;
• er gekoppeld moet worden met een systeem waarvoor geen standaardkoppeling bestaat;
• documenten uit veel verschillende hoeken komen: als bijlage, als foto en als tekst in een mail.

Er bestaat ook een tussenvorm: een standaardtool voor het uitlezen, met een maatwerkkoppeling of workflow automatisering erachter. Vaak is dat de goedkoopste route en dat zeggen we dan ook.

Wanneer het loont

Als vuistregel: pas vanaf een paar honderd documenten per maand verdien je een bouwtraject in een redelijke tijd terug. Daaronder lukt dat zelden. Twee facturen per week overtypen kost een kwartier en dan is een standaardtool of op de huidige manier doorgaan de betere keuze.

Eerder kan het lonen als er een deadline aan hangt, of als een fout verderop duur is. Een verkeerd overgenomen bedrag op een order, of een gemist certificaat in een dossier, kost meer dan het overtypen zelf.

Reken het na voor je eigen situatie: aantal documenten per maand, maal de minuten per document, maal het uurtarief van degene die het doet. Een rekenvoorbeeld, geen belofte: tweehonderd facturen per maand van drie minuten elk is tien uur per maand, ruim honderd uur per jaar. Daar komt het herstelwerk bij voor fouten die pas verderop worden ontdekt. Zet daar de kosten tegenover. Bij Voortware start een bouwtraject bij € 9.500 met een vaste prijs vooraf en de verkenning waarin we je documentstroom doorlopen is gratis.

Koppelen met je boekhouding of CRM

Uitlezen is de helft van het werk. De gegevens moeten ook ergens heen. Boekhoudpakketten zoals Exact, Twinfield en e-Boekhouden hebben bruikbare API's, net als de meeste CRM- en ERP-pakketten. Hoe beter de API, hoe goedkoper de koppeling.

Vraag vooraf na wat je pakket ondersteunt. Kan het geen bijlagen ontvangen via de API, of vraagt de leverancier extra geld per koppeling, dan wil je dat weten voordat je begint. Lees ook hoe we systemen aan elkaar koppelen.

En de AVG?

Documenten bevatten persoonsgegevens: namen, adressen, soms bankrekeningnummers of gezondheidsgegevens. Dat vraagt om een paar afspraken vooraf.

• Waar worden documenten opgeslagen en hoe lang?
• Welke partijen verwerken de gegevens, inclusief de aanbieder van het AI-model en worden ze gebruikt om modellen te trainen?
• Is er een verwerkersovereenkomst met elke partij die gegevens verwerkt?
• Wie heeft toegang tot het controlescherm en het archief?

Bij een standaardtool staan de antwoorden in de voorwaarden van de leverancier. Bij maatwerk spreek je ze zelf af. Bij ons worden de gegevens niet gebruikt om modellen te trainen, weten we per partij waar ze worden verwerkt en tekenen we op verzoek een verwerkersovereenkomst.

Drie fouten die we vaak zien

1. Alle documenten tegelijk willen doen. Eén stroom goed live zetten levert meer op dan vijf stromen half. Begin waar het volume zit en breid daarna uit.
2. Alleen testen met nette voorbeelden. Een systeem dat werkt op de tien mooiste facturen zegt weinig. De scheve scan, de factuur van twee pagina's en de creditnota zijn de echte test.
3. De stappen erna vergeten. Moeten de gegevens na het uitlezen nog steeds met de hand in drie systemen, dan heb je het overtypen alleen verplaatst. Kijk naar de hele route, van binnenkomst tot boeking.

Geen van deze fouten is technisch. Ze gaan over afbakening en die maak je samen met de mensen die het werk nu doen. Zij weten welke leverancier altijd afwijkt en welke documenten nooit compleet binnenkomen.

Waar je begint

Kies één documentstroom: die met het meeste volume of de duurste fouten. Meestal zijn dat de inkoopfacturen. Verzamel een stapel voorbeelden, inclusief de lastige: de scheve scan, de leverancier met het afwijkende formaat. Tel hoeveel het er per maand zijn en hoeveel tijd ze kosten.

Met die drie dingen, voorbeelden, volume en tijd, weet je binnen één gesprek of het loont en of een standaardtool genoeg is. Hoe wij het bouwen, staat op de pagina over documentverwerking met AI.