Zapier, Make of maatwerk: welke automatisering past bij jouw bedrijf?

Wie zijn processen wil automatiseren, komt al snel uit bij Zapier of Make. Je klikt koppelingen tussen je pakketten in elkaar zonder te programmeren en binnen een middag loopt de eerste automatisering. Voor veel MKB-bedrijven is dat precies goed. Maar soms groeit een handige automatisering uit tot een wirwar van stromen die niemand meer overziet, die af en toe stil faalt en die elke maand duurder wordt.

Wij bouwen automatisering op maat, dus je zou hier een pleidooi voor maatwerk verwachten. Dat komt er niet. In een flink deel van de gevallen is een koppelplatform de betere keuze en dan zeggen we dat ook. Dit artikel helpt je bepalen welke route bij jouw situatie past.

Wat Zapier en Make doen

Beide werken met hetzelfde idee: als er in het ene pakket iets gebeurt, voer dan één of meer stappen uit in andere pakketten. Een nieuw formulier op je website wordt een contact in het CRM en een taak voor sales. Een betaalde factuur zet een order door naar het magazijn. Beide platforms hebben een grote bibliotheek met kant-en-klare koppelingen naar bekende pakketten.

Het verschil zit vooral in de aanpak. Zapier is toegankelijk en lineair: stap na stap, makkelijk te begrijpen. Make is visueler, met vertakkingen en meer controle over hoe gegevens onderweg worden bewerkt. Daardoor is het wat technischer. Daarnaast is er n8n, dat je ook op een eigen server kunt draaien. Wat ze gemeen hebben: je betaalt naar gebruik. Hoe meer stappen er draaien, hoe hoger het abonnement. Actuele prijzen staan op hun eigen sites.

Wanneer Zapier of Make prima is

• Het volume is beperkt: tientallen of een paar honderd keer per maand, niet duizenden keren per dag.
• De stroom is eenvoudig en loopt in één richting. Formulier naar CRM naar bevestigingsmail.
• Beide pakketten hebben een goede standaardkoppeling op het platform.
• Een fout is niet erg, of je ziet hem snel. Een gemiste notificatie is iets anders dan een gemiste factuur.
• Er is iemand in huis die het leuk vindt en de tijd heeft om de stromen bij te houden.
• Je wilt een proces eerst uitproberen voordat je weet hoe het er definitief uit moet zien.

Herken je jezelf hierin, begin dan met een koppelplatform. Een bouwtraject verdien je niet terug op een stroom die een abonnement net zo goed doet.

Een koppelplatform is geen tussenstap naar echte automatisering. Voor veel processen is het de juiste keuze.

Waar het knelt

Kosten bij volume

Omdat je per uitgevoerde stap of taak betaalt, groeit de rekening mee met je volume. Elke stap in een stroom telt en een stroom die over alle regels van een order loopt, vermenigvuldigt dat. Bij een paar honderd orders per maand merk je daar weinig van. Bij honderden per dag wel. Maatwerk heeft dat effect niet: de bouw is een vast bedrag en de hosting groeit nauwelijks mee.

Foutafhandeling

Gaat een stap mis, dan krijg je meestal een mail. Maar wat dan? Een half uitgevoerde stroom is het lastigst: de klant staat wel in het CRM, maar niet in de boekhouding. Opnieuw starten kan leiden tot een dubbele klant of een dubbele factuur. Bij maatwerk bepaal je zelf wat er gebeurt: opnieuw proberen zonder dubbelingen, een logboek per bericht en een overzicht van wat niet is aangekomen. Hoe belangrijk dat is, lees je ook in CRM koppelen aan je boekhouding.

Logica die niet in een stroomschema past

Zodra er veel uitzonderingen zijn, gegevens vergeleken moeten worden met wat er al staat, of er berekend moet worden, wordt een stroom lang. Dertig stappen, filters, vertakkingen en hier en daar een stukje code. Dan ben je eigenlijk toch aan het programmeren, alleen in een omgeving die daar niet voor gemaakt is, zonder tests en zonder dat een ander het makkelijk kan lezen.

Beheer en overzicht

Een bekend beeld: veertig stromen op het account van een medewerker die inmiddels vertrokken is. Niemand weet precies welke stroom wat doet en een wijziging in één pakket breekt er drie tegelijk. Dat ligt niet aan het platform, maar het platform maakt het wel makkelijk om zonder afspraken te beginnen.

Gegevens en de AVG

Alles wat door een stroom gaat, gaat door het platform. Dat kunnen klantgegevens, facturen of personeelsgegevens zijn. Zoek uit waar het platform die gegevens verwerkt en opslaat, of ze buiten de EU terechtkomen, hoe lang de logboeken met die gegevens bewaard blijven en of er een verwerkersovereenkomst is. Dat verschilt per platform en soms per abonnement.

Wanneer maatwerk loont

• Het volume is hoog en de abonnementskosten groeien harder dan je omzet.
• Het gaat om een kernproces, waar een fout geld of een klant kost.
• De logica bevat veel uitzonderingen, berekeningen of vergelijkingen met bestaande gegevens.
• Er zijn meer dan twee systemen bij betrokken en de volgorde doet ertoe.
• Er gaan gevoelige gegevens doorheen en je wilt zelf bepalen waar ze staan.
• Er moeten documenten of mails gelezen en begrepen worden, niet alleen doorgestuurd.

Bij maatwerk krijg je code die van jou is, met logging, foutafhandeling en tests, op hosting die meestal 20 tot 80 euro per maand kost. Hoe we dat bouwen, lees je bij workflow automatisering. Moet de automatisering ook mails, documenten of vrije tekst begrijpen, dan komt er een taalmodel bij kijken. Daarover gaat AI-automatisering.

De tussenvorm

Het hoeft geen of-of te zijn. Een veelvoorkomende opzet: de eenvoudige stromen blijven in Zapier of Make en het zware stuk, met de logica en de foutafhandeling, wordt een klein stuk maatwerk dat het platform aanroept. Of andersom: het kernproces draait op maatwerk en wie in het team graag zelf iets bouwt, hangt er met een koppelplatform kleine extra's aan. Vaak is dat de goedkoopste route en dat zeggen we dan ook.

Een eenvoudige beslisregel

1. Is het een eenvoudige stroom in één richting met beperkt volume? Kies Zapier of Make.
2. Loopt de rekening op, of gaan er elke maand uren op aan herstellen? Kijk dan naar maatwerk voor die ene stroom.
3. Is het je kernproces, met meerdere systemen en veel uitzonderingen? Begin met maatwerk.
4. Twijfel je? Begin met een platform en schrijf op wat er misgaat. Dat lijstje is later de beste specificatie voor maatwerk.

Weet je nog niet welke processen het automatiseren waard zijn, begin dan een stap eerder. Daarover gaat wanneer workflow automatisering loont.

Wat het kost

• Zapier of Make: een maandabonnement dat meegroeit met het aantal uitgevoerde stappen, plus de tijd van degene die de stromen bouwt, bijhoudt en herstelt.
• Maatwerk bij Voortware: de verkenning is gratis, een bouwtraject start bij € 9.500 met een vaste prijs vooraf en een eerste werkende versie staat er gemiddeld in vier tot acht weken. Hosting kost meestal 20 tot 80 euro per maand.
• Doorlopend: wil je automatiseringen blijven toevoegen en laten beheren, dan kan dat in een partnerschap vanaf € 3.500 per maand.

Een eerlijke vergelijking telt over een paar jaar: het abonnement plus de uren voor beheer en herstel, tegenover de bouw plus de hosting. Valt dat voor maatwerk niet gunstig uit, dan is het platform de betere keuze. Alle tarieven staan op de prijzenpagina.

Waar je begint

1. Zet je bestaande automatiseringen op een rij: wat doen ze, wie beheert ze en wat kosten ze per maand?
2. Noteer per stroom het volume en hoe vaak hij de afgelopen drie maanden misging.
3. Kijk welke stromen kernprocessen raken en welke handige extra's zijn.
4. Laat de extra's waar ze zijn en kijk of de kernprocessen beter op maatwerk kunnen draaien.

Met dat overzicht weet je binnen één gesprek of je alles kunt laten zoals het is, één stroom moet overzetten of het geheel opnieuw moet opzetten. Hoe we dat aanpakken, staat op de pagina over workflow automatisering op maat.