VoortwareEén plek waar facturen binnenkomen.
Een eigen mailbox, een uploadscherm of een map. Geen facturen meer die in iemands inbox blijven liggen.
Factuurverwerking
Inkoopfacturen komen op één plek binnen, worden uitgelezen, nagerekend en naast de inkooporder gelegd. Je team keurt goed wat nodig is en de factuur staat geboekt in Exact of Moneybird.
Gebouwd rond jullie werk
Wat er met elke factuur gebeurt.
Nagerekend voordat er iets geboekt wordt.
Regels, btw en totaal moeten kloppen en de factuur moet passen bij wat er besteld is.
Goedgekeurd door de juiste persoon.
De factuur gaat naar wie de kosten heeft gemaakt en daarna met bijlage naar je boekhouding.
Wat erin zit
- Facturen uit mail, upload of map
- Regels, btw en totaal nagerekend
- Vergelijking met inkooporder en pakbon
- Goedkeuring per budgethouder
- Boeking klaar in Exact of Moneybird
- Origineel blijft vindbaar bij de boeking
Veelgebruikte koppelingen
- Exact Online
- Moneybird
- Inkoopsysteem
- Projectadministratie
- Bestandsarchief
In de praktijk
Een leverancier mailt een factuur en een dag later staat hij goedgekeurd in de boekhouding.
Het systeem leest de factuur uit, rekent hem na, legt hem naast de inkooporder en stuurt hem naar de projectleider. Na diens akkoord gaat de boeking met bijlage naar Exact.
De administratie kijkt alleen nog naar facturen die niet kloppen.
We beginnen bij je proces, niet bij de techniek. Bij serieuze trajecten maken we vooraf een gratis prototype.
Voorbeeldscenario
- 01
Binnenkomst
- 02
Controle
- 03
Goedkeuring
Vanaf € 9.500Vaste prijs, vooraf afgesproken
4–8 wekenGemiddeld tot een werkende versie
GratisKennismaking en verkenning vooraf
Wanneer het iets oplevert
Wanneer factuurverwerking op maat loont.
- 01Je verwerkt elke maand honderden inkoopfacturen van veel verschillende leveranciers.
- 02Facturen moeten langs een projectleider of budgethouder voordat ze betaald worden.
- 03De scanfunctie van je boekhoudpakket leest wel uit, maar het nalopen en doorsturen doe je nog met de hand.
Wat factuurverwerking automatiseren betekent
Factuurverwerking automatiseren betekent dat inkoopfacturen niet meer worden overgetypt, nagelopen en doorgestuurd door iemand van de administratie. Het systeem leest de factuur uit, controleert de bedragen, zoekt de bijbehorende inkooporder of pakbon erbij en zet de boeking klaar in je boekhoudpakket. Een medewerker kijkt alleen nog naar wat afwijkt.
Het uitlezen zelf is het kleinste deel. Het werk zit in de stappen eromheen: wie moet deze factuur goedkeuren, op welk project of welke kostenplaats hoort hij, klopt hij met wat er besteld en geleverd is? Die stappen verschillen per bedrijf en daar bouwen we de software omheen.
Gaat het je om meer soorten documenten dan facturen, zoals orders, formulieren of foto's van typeplaatjes, kijk dan bij AI documentverwerking.
Eerlijk gezegd
Wanneer de scanfunctie van je boekhoudpakket genoeg is
De meeste boekhoudpakketten kunnen zelf facturen inlezen, zoals Exact Online met Scan & Herken. Ontvang je vooral facturen van vaste leveranciers, boek je ze op een handvol grootboekrekeningen en hoeft niemand ze vooraf goed te keuren, dan is die functie meestal genoeg. Dan raden we geen maatwerk aan.
Maatwerk loont pas als het werk niet in het uitlezen zit, maar in wat erna komt. Bijvoorbeeld als:
- facturen eerst langs de juiste persoon moeten, zoals de projectleider of de budgethouder van een afdeling;
- een factuur moet kloppen met de inkooporder of pakbon voordat hij betaald mag worden;
- kosten op een project of kostenplaats moeten landen volgens regels die per leverancier of opdracht verschillen;
- je met meerdere administraties werkt en elke factuur in de goede moet belanden;
- leveranciers niet alleen pdf's sturen, maar ook prijzen en meerwerk in de tekst van een e-mail zetten.
Werkwijze
Zo loopt een factuur door het systeem
- Binnenkomst: facturen komen binnen via een eigen mailadres, een uploadscherm of een map die het systeem in de gaten houdt.
- Uitlezen: leverancier, factuurnummer, datum, factuurregels, btw en totaal worden eruit gehaald, ook bij een lay-out die het systeem nog niet kende.
- Narekenen en vergelijken: de regels moeten optellen tot het totaal, het btw-bedrag moet kloppen en de factuur wordt naast de inkooporder of pakbon gelegd. Dubbel ingestuurde facturen vallen eruit.
- Goedkeuren: de factuur gaat naar wie hem moet goedkeuren. Wat klopt, kan met één klik door. Wat afwijkt, komt met de reden erbij in beeld.
- Boeken: de goedgekeurde factuur gaat met bijlage naar je boekhouding, met de juiste grootboekrekening, kostenplaats en btw-code.
We beginnen met de leveranciers waar het volume zit en breiden daarna uit. Gaat het knelpunt verder dan facturen, dan is workflow automatisering vaak de bredere aanpak.
Koppelingen
Koppelen met Exact Online en Moneybird
Exact Online en Moneybird hebben allebei een API waarmee we inkoopfacturen, bijlagen, relaties en grootboekrekeningen kunnen uitwisselen. De boeking komt dus in je eigen pakket te staan, zoals je accountant die gewend is. Je hoeft niet over te stappen.
Gebruik je een ander pakket, dan kijken we in de verkenning eerst naar de API. Hoe beter die is, hoe goedkoper de koppeling. Meer over hoe we systemen aan elkaar koppelen staat bij koppelingen.
Kosten
Wat factuurverwerking automatiseren kost
Een bouwtraject start bij € 9.500, met een vaste prijs die je vooraf krijgt. Wat de prijs vooral bepaalt: hoeveel stappen er tussen binnenkomst en boeking zitten, of er een vergelijking met inkooporders bij hoort en met hoeveel administraties en systemen er gekoppeld wordt.
Daarvoor zit een gratis verkenning: één werksessie waarin we je factuurstroom doorlopen en bepalen wat er gebouwd moet worden, of dat de functie in je eigen pakket volstaat. Bekijk alle tarieven.
Vragen over factuurverwerking automatiseren.
Hoe automatiseer ik mijn factuurverwerking?
Laat facturen op één plek binnenkomen, laat de velden automatisch uitlezen en de bedragen naberekenen, en leg alleen de afwijkingen voor aan een mens. Daarna gaat de goedgekeurde factuur met bijlage naar je boekhouding. We beginnen met de leveranciers waar het volume zit en breiden daarna uit.
Kan het systeem facturen boeken in Exact Online of Moneybird?
Ja. Beide pakketten hebben een API waarmee we de inkoopfactuur met bijlage, de relatie, de grootboekrekening en de btw-code kunnen aanleveren. De boeking staat daarna in je eigen administratie.
Wat is het verschil met de scanfunctie in mijn boekhoudpakket?
De scanfunctie leest de factuur uit en zet een boeking klaar. Maatwerk voegt daar de stappen aan toe die bij jouw bedrijf horen: goedkeuring door de juiste persoon, vergelijking met inkooporder of pakbon, toewijzing aan projecten en kostenplaatsen en het werken met meerdere administraties. Zonder die stappen is de scanfunctie vaak genoeg.
Hoe voorkom je dat een factuur twee keer betaald wordt?
Het systeem vergelijkt elke nieuwe factuur met wat er al binnen is op leverancier, factuurnummer, bedrag en datum. Een mogelijke dubbele factuur wordt tegengehouden en voorgelegd, in plaats van geboekt.
Wat gebeurt er met facturen die niet kloppen?
Die komen in een controlescherm met de reden erbij: de regels tellen niet op, het btw-bedrag wijkt af of de factuur past niet bij de inkooporder. Iemand van je team beslist wat ermee gebeurt. Niets gaat ongemerkt de boekhouding in.
Vanaf hoeveel facturen loont het?
Als vuistregel vanaf een paar honderd inkoopfacturen per maand, of eerder als er een goedkeuringsstap of vergelijking met inkooporders bij hoort die nu veel tijd kost. Daaronder is de functie in je boekhoudpakket meestal de betere keuze.
Hoe lang duurt het voordat het draait?
Een eerste werkende versie staat gemiddeld in vier tot acht weken. We zetten eerst de grootste factuurstroom live en breiden daarna uit.
Laten we het
bouwen.
Neem een aanvraag, spreadsheet of proces mee dat te veel tijd kost. We kijken wat zou helpen en of maatwerk daarvoor de juiste keuze is.
Plan een kennismaking